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單期簡介
數字好溝通
百分百發揮數字真實力量的4個關鍵原則
善用各種比喻、對比或轉換另一個維度表達你的數字,將能幫助聽眾理解你的主張,並且營造出一種說服力和急迫性,轉化成採取行動的動力。
2022-07-27 /  2590  2
輕鬆聽大師
俞國定導讀
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善用數字說故事

如果你要發表一場卓越的簡報,想像自己是個電影導演。試著編寫劇本,將枯燥的統計數字和資料轉變成視覺圖像和精采故事。你的故事愈栩栩如生,你的聽眾就愈容易記住,而且更專心聆聽。

運用演示的魔法

真正深入人心的構想會包含證據,讓訴求對象自己檢驗這個構想是不是真實的。有時候,要做到這一點最有效的方法,不是引用生硬的數字或統計數據,而是精心設計問題,讓訴求對象能夠回答。

傑夫.艾斯科(Geoff Ainscow)是1980年代反戰運動的領導人,不論他用什麼辦法,都很難證明核子武器擴張的危險,因為民眾很難切身感受,核武擴張會影響到多少人的生命。

艾斯科最後想到,在演說的時候運用BB彈和水桶當道具。在對群眾演說的時候,艾斯科會把1顆BB彈丟進空水桶裡,發出很大一聲「咚」,然後說:「這就是轟炸廣島那顆原子彈」,並且描述二次大戰時廣島的慘狀。接下來,艾斯科會把10顆BB彈丟進水桶裡,發出更大的聲響,然後解釋說:「這是目前美、蘇核子潛艇上配置的飛彈火力。」

最後,艾斯科會請所有聽眾閉上眼睛,然後把5000顆BB彈倒進水桶裡,發出令人難以置信的巨大聲響,接著他會說:「這是全世界目前所有核子武器的總和。」艾斯科發現,他的示範每次都會讓在場所有人陷入一片沈默,因為大家會剎時明白,核武擴張的問題已經嚴重到無法收拾的地步了。

為數字注入活力

在做簡報時可以使用 6 種技能,讓你用到的數字更充滿生氣與活力:

1 湊整數──說「70% 的用戶每天回來」,而不是說:「我們的網站每天有 1213 萬 5231 人次造訪。」

2 精簡使用──不要一個數字接一個數字,讓聽眾感到不耐煩。除非必要,盡量少用數字,並提供有價值的參考架構。「今年銷售有成長並且非常強勁。我們的稅前營收 1900 萬美元已創下新紀錄,我們今年會做得更好。」

3 使用類比──把你的數字與日常用品相提並論。「自動提款機技術帶來的影響,相當於在不用蓋新馬路的情況下,把一條原本 2 個車道的鄉道變成 8 個車道的高速公路。」

4 設好一個情境──藉以說明為什麼這些數字深具意義。「IBM公司在銷售上領導了 100 年──比起其他科技公司至少長達3 至 4 倍。對我們來說,這是一項非常明確的差異。」

5 讓數字人性化──才更容易掌握。「難民不是數字,即使全世界有數百萬的難民。他們不只是難民。他們是母親、女兒、父親、兒子、農民、教師、工程師。」

6 定義你的用詞──釐清你的衡量單位。「奇異公司正在追求六標準差的品質水準──意味這家公司在每天執行的所有流程中,每 100 萬次操作出現的失誤,要從 3 萬 5000 個(多數公司的平均水準)減少到 4 個以下。」

運用類比的魔法

在大多數企業簡報場合,找出實際可行方式,將枯燥的統計數字和資料轉變成視覺圖像和精采故事是一大挑戰。此時類比就能施展魔法。舉例如下:

「 我們已經改善這家廠房的效率約 30% ──就像麥可.菲爾普斯的 400 公尺游泳成績整整縮短 1 分鐘。」

「每年有 5 萬 6000 名女性死於心臟病。想像任何大城市的普通棒球場,因心臟病而喪命的人將塞爆其中任何一座。」

「我們的會計軟體部門已經停止虧損,過去每個月平均赤字約 30 萬美元。這就像法拉利車商每個月讓顧客試駕一輛經典旗艦車特斯塔羅莎,然後再也不會開回來。這是不能被容許的。」

這些類比不只更容易引起注意,而且還將你的資料和環境背景結合。你的音調也有助於傳達你要傳達的訊息,提供更多溝通內容的線索。所有這些視覺線索可結合在一起,加強故事的影響力。

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