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單期簡介
與時間有約
搞定輕重緩急,讓你的人生忙得有價值
時間管理需要時鐘和羅盤,你必須清楚確認什麼是最重要的事,並且依照你最篤信的原則使用時間,才能利用寶貴的時間創造最有意義的價值。
2021-07-21 /  1137  7
輕鬆聽大師
俞國定導讀
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搞定輕重緩急,讓你的人生忙得有價值

時間管理需要時鐘和羅盤,你必須清楚確認什麼是最重要的事,並且依照你最篤信的原則使用時間,才能利用寶貴的時間創造最有意義的價值。

我們都很熟悉一張時間管理矩陣,用4個象限將各類活動依照重要、不重要、緊急、不緊急,區分成4類。

理想的情況下,你希望將大部分時間花在重要但不緊急的第2象限,用來做準備、做規畫,以及掌握新機會和發揮創意。然後再將剩下時間用來處理緊急的事件。至於不重要又不緊急的事,最好盡可能排除掉。

但是如果你誠實地盤點實際狀況,你可能會發現,你大半的時間,7成甚至9成的時間,都花在處理緊急的事件,其中甚至有大半時間是在處理緊急卻不重要的事情。

為什麼會這樣呢?如果我們再進一步分析這4類活動的性質,就會更清楚理解:最容易偷走我們時間的,就是那些雖然不重要卻急著讓我們分心的事件,它可能很有趣,但如果我們不能適可而止,就很容易占用我們大量的時間。

所以,一開始我們就要建立一個觀念:「能夠在同樣時間做更多事情並不是重點,真正的問題是做正確的事情。」在這個特別容易分心的時代,我們要學習的是將焦點從「緊急」轉到「重要」。

根本問題是釐清什麼是「要務」,以及如何將它擺在第一。這也是這套時間管理系統最高指導原則,同時也是原書名:「要務第一/First Things First」。

作者強調一套完備的時間管理系統,需要時鐘(達到效率)也需要羅盤(達到效用)。你必須清楚確認什麼是最重要的事,依照你最篤信的原則使用時間,不要再被一大堆層出不窮的瑣事淹沒,讓它耗盡你所有可用的時間和精力。

因此,這套系統是建立在你個人的領導能力,而不是時間管理。它要問的是如何及為何要做某些事,不只是何時要做。

一個具體的做法是,每周花30分鐘將時鐘和你個人的羅盤校正對準。並在這30分鐘期間,依序完成4個步驟:

1從你個人的使命宣言開始──不要小看這一點,除非你花時間發展出個人的使命宣言,否則根本不用談時間管理。你可能很有效率,但只要方向不對就一點意義也沒有。

2釐清所有身分 ──每個人都身兼多重身分。很多人最大的遺憾就在於,他們可能在某些身分很成功,在某些身分卻很失敗。想要人生圓滿,你就必須讓每個身分一起努力完成你的使命。每周花點時間檢視,定期解決每個身分發生的狀況,長期下來才有可能達到平衡。

3為每個身分選擇重要目標──針對每個身分,你都應該問自己:接下來這周我可以做哪件最重要的事,讓我這個身分有所進展。好好地用心回答這個問題,你得到的應該是「最重要」而不是「最緊急」的答案。

4先為重要目標騰出時間,再安排其他時間給緊急事項──訣竅是不要排太滿,保留彈性應付突如其來的狀況,但一定要排出特定時間給不緊急但重要的事項。

也別忘了,每周達成進度固然重要,真正的價值在於你學到什麼,以及你變成什麼樣的人。時間管理系統的最終目的是要達成你內心深處信守的原則。

要鞏固你恪守原則的決心,還需要依靠2大基石:

1貢獻──如果你是基於貢獻的目的,這會為你帶來意義並為你想要實現的一切帶來動力。

2良知──任何成就如果和一個人內心訴說的良知不一致,就不可能從中獲到平靜。

當你用正確的原則校正對準你的時間管理系統,將要務擺在第一,就會產生一種內在的平靜和滿足感。而且這種平靜和滿足感一開始就會發生,而不是到達目的地才會發生,並且一路相伴,與你一起朝最終目的前進。