數位轉型往往具有風險、成本高昂而且經常充滿痛苦。儘管如此，未來幾乎所有企業都需要變成數位驅動才有辦法生存。這是為什麼呢？至少有3點原因：

1 如果不變成數位驅動，你可能就跟不上顧客的腳步──因為他們已經習慣要求更出色的數位體驗。調查顯示，約73%的人認為顧客體驗的品質是左右他們購買的因素，而且這個數字未來可能還會更高。

2 你需要數位技術的效率來保持成本競爭力──而不是把它拱手讓給競爭對手。諸如群眾外包、人工智慧和流程自動化等數位工具都很受歡迎，因為它們成本效益高，同時還提供卓越的價值主張，有何不可呢？

3 千禧世代和頂尖的新興人才都想加入精通數位科技的公司──因此，若不進行數位轉型，你將很難吸引和留住人才。

自動化是確保你投入更多時間在生產力的優異方法。你或許以為自動化需要機器人、應用程式和巨集指令，但其實有更簡單的方法，可以讓你抽身離開，但仍然能把工作做好。有4個主要的自動化方法，值得考慮採用：

1 自我自動化──查看你每天做的事，看看能否採用一些日常慣例、儀式或習慣，讓你每天能更簡單地完成更多工作。儀式尤其能幫助你執行重複任務，不必動腦筋思考。試著培養和利用4大每日儀式：
■ 早晨儀式──起床、運動、想像你的個人目標及從事激勵人心的活動。（30分鐘至1小時）
■ 工作啟動儀式──你在此時跟上電子郵件和社群媒體貼文的進度，並且檢視你分派到的工作，以及當天的行程表。（30分鐘）
■ 工作結束儀式──你在此時處理完電子郵件、檢查你的專案管理任務、設定目標及規畫明天。（30分鐘）
■ 晚間儀式──放鬆、準備就寢、設定鬧鐘及準備充分休息。（大約30分鐘左右）將你每天必須做的事分批組成附帶檢查清單的儀式非常好，因為這代表你不必煩惱做對的事。你可以利用儀式養成良好習慣。

2 樣板自動化──針對一些要求，整理出理想的因應方式。理想的電子郵件樣板，會是你回覆電子郵件的有效起點。從使用樣板開始，接著再稍加調整及個人化，你就可以省下擬草稿所需的時間。建立一個檔案夾保存所有樣板，同時找尋其他可以使用樣板的場合。你也可以像簽名檔一樣設定電子郵件樣板，只需要一兩次點擊就能插入每封電子郵件。你也可以製作紙本信件和簡報投影片的樣板。

3 流程自動化──針對冗長複雜的流程，制定可以按部就班簡單照做的書面說明手冊。若要製定流程：
■ 注意你的重複性任務。
■ 書面記錄你完成這些任務的方法。
■ 最佳化你的流程，刪除重複項目。
■ 測試你的工作流程，填補缺漏。
■ 跟可能有相同需要，或能幫你代班的人分享你的流程。

4 科技自動化──充分利用手邊所有硬體和軟體。良好的起點包括：
■ 學習如何使用電子郵件過濾軟體。
■ 學習如何使用巨集指令能力，讓幾個小動作集結成一系列指令。很多軟體都有提供巨集指令。
■ 嘗試使用文本快速替換輸入軟體，讓工作時更容易取得文本。
■ 熟悉使用螢幕錄影程式，你便可以錄下電腦運作的情形，分享給你委派執行任務的人。

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