成功學大師柯維（Stephen R. Covey）提出，時間管理發展至今已經進入第 4 代。第 1 代主張利用便條、便利貼與備忘錄等，隨時提醒自己有哪些待辦事項。第 2 代提倡使用行事曆與工作清單，著重時間的規畫與籌備，了解應該在何時進行哪件工作。第 3 代認為，應該列出各項工作的優先順序並且控制執行時間，也就是說重要的事情要先做，並且使用進度表追蹤執行狀況。第 4 代強調的是提升生活的時間管理，認為管理時間是為了不讓自己變成機器一般，照著時間表運轉，最重要的目標是要找出時間「創造幸福」與「實現自我」。

〈別再看時間的臉色〉

因為每個人都是獨特的，因此管理時間的方法，沒有絕對「正確」或「錯誤」。針對自己量身訂做的時間管理方法，反而會讓人覺得自在愉快。扎實又有專業水準的時間管理方法，其實是個反覆循環的回饋迴路，這個回饋迴路是由下列 4 個階段組成的：

〈微時間管理術〉

時間管理不必搞得太複雜。與其費盡心思讓一天做更多事，不如專心去做對自己最重要的事。有個方法可以做到，就是每天花 18 分鐘，以 3 個步驟訂出一天的輕重緩急：

養成習慣，每天花 18 分鐘，按照自訂的輕重緩急安排一天的計畫，然後每隔 1 小時重新調整重點，並審視時間是如何用掉的，便能不斷學習如何在職場達到更高效率。

〈效率高手「6不」訣〉

效率好、生產力高的經理人，會不斷找各種方法克服混亂、全心處理重要工作、精簡文書作業、避免浪費時間，並且妥善管理各項專案。這些方法都是經理人的基本工具，能夠讓經理人靈活又有效率。效率的關鍵不在你做了什麼，而是你不做什麼。

「6不」訣 1 腳步不混亂

1. 了解混亂成因

2. 確認人生目標

3. 訂定明確、具體的目標

4. 挑戰極限！

5. 保持彈性

6. 把心力放在工作表現上

「6不」訣 2 工作不複雜

1. 拒絕瑣事

2. 一次做好一件事

3. 集中心力

4. 致力於實質表現

5. 專注在今天

6. 善用拒絕的力量

「6不」訣3任務不模糊

■個人專案：

1. 重新定義

2. 簡述進行方式

3. 跟老闆確認方向

4. 詳細規畫

5. 執行

6. 檢討

■團隊專案

1. 重新定義

2. 簡述執行方法

3. 報告規畫進程

4. 與成員會面

5. 設定里程碑

6. 執行備忘錄

7. 各司其職

8. 定期回報

「6不」訣4 時間不拖延

1. 時間日誌

2. 待辦事項表

3. 可以記錄約會的桌曆或記事本

4. 工作完成期限

「6不」訣 5 文件不堆積

1. 確實清理桌面

2. 將文件歸檔

3. 按字母順序存放

4. 處理接踵而來的文件

5. 整理堆待讀文件

6. 定期清理檔案

「6不」訣6浪費時間的事情不要碰

1. 會議

2. 不必要的報告

3. 人

4. 拖延

5. 完美主義

6. 等別人赴約

7. 花長時間準備報告

8. 等其他人完成工作

如果每天提前計畫，你就更有機會持續朝目標前進。一個良好的規畫系統必須夠簡單，以便每天使用，但也需要騰出足以管理的時間，讓你把事情做好。它還得幫你解決眼前真正關鍵的問題，就是你要如何在時間衝突中做出決定。您需要一套系統不再讓你力不從心。

評量時間管理成功與否的真正標準，不在於達成了多少工作成果，而在於自己對自己時間使用狀況的評價。在時間運用上找到適當平衡，每天就會充滿生氣，而且會對自己的人生與工作感到滿意。