上台，就準備演一場好戲

簡介

王蓓蓓
國立台灣藝術專科學校戲劇科畢業，媒體經驗包括平面與廣播的聯結，曾任《商業周刊》廣電小組主任、台北之音新聞部資深製作人，在公關業擔任過創勢公關公司專業顧問，爾後與好友共同創業，設立如是方知公關顧問公司，抒發個人澎湃的絕妙點子，也是企管課程的講師。多年來執行過中央部會、地方政府，以及復興航空等民間企業的活動案。

我坐在觀眾席，和評審們一起望著台上口沬橫飛的報告人。為了爭取到獎項，這些來自大企業、各界大專院校的代表，有碩、博士研究生、也有系所教授，就著他們準備的簡報內容，逐一地向評審們口述。

我覺得很不舒服。不是因為身體微恙，也不是早餐來不及吃，而是因為台上的簡報內容。大家的簡報都是一頁接一頁，全被文字塞滿的簡報檔，讓我感到壓迫，枯燥無味的版面呈現，讓人打不起精神。說真的，我很想偷閒一下，打個瞌睡或許還能增強下午的體力，可是報告人那沒有訓練過的聲調，忽大、忽小，就像噪音一樣，我怎麼可能會有一場好眠？

當下，我內心盤算起來，長期以來只講授的行銷學課程，或許現在新增「如何教你做好簡報」的課程，把我過去累積的實務經驗傳授出來，會是不錯的時機點，至少眼前這些人士都應該來上課，才符合上台的資格。有資格上台，才有可能參與競爭，才有得勝的機會。輸了第一步，後面都不必談了。

簡報，在本期原著作者以溝通專家的眼光來看，是讓聽眾產生共鳴的主工具，這樣的定位無庸置疑，我的公關顧問工作中，也大量依賴簡報。然而，曾任電視台新聞記者的作者，協助的對象多屬於民間企業，從高階主管到一般的客服人員都有，就是沒有在台灣的我們，最常遇到的政府官員和學生。

個人多年來的簡報經驗，可以就聽眾對象分為 3 類，公家單位、民間企業，以及學生。凸顯簡報價值的第一步，是先搞清楚聽眾對象的身分和需求，以下略為整理三者的差異：

公家單位：包括中央部會所屬的機關，有許多外包的活動計畫，希望藉由民間單位協助執行完成。這類計畫最大的特色，是活動內容的規格己經定好、經費也被固定，委託單位沒有空間去天南地北地構想，特別是參與競標時，每組時間限制在 10 至 15 分鐘，沒有機會細細解釋。因此致勝的要項，是讓簡報的內容以「量」取勝，一則簡報張數準備要充足、但不一定每一頁都要提出來簡報；另則，要對官員、評審專家強調，「可以提供超過既定規格的份量」。例如，政府部會非常重視媒體宣傳，也期待每一次的活動都得到社會大眾的認同與參與，因此我就會在媒體露出及組合廣宣上細部說明，把廣宣的成本效益細細計算，容易得到官員們的支持。

民間企業：和公家單位不同的是，民間企業對於公關活動沒有既定的經費，正面來說，被委託的執行單位彈性很大，負面來說，則是變數較多。因此簡報的製作以花俏為主，可以增加小動畫，清楚地表達「主題」，特有的點子構想要在這部分表現出來。若是建議一系列的活動，串連的架構要符合邏輯，經費的規畫可以大膽建議，但運用上不能誇張，只是不必在簡報內容細述成本效益，民間企業的財會能力比我們高明多了。

授課學生：這裡的學生不是指學校裡面的在學生，而是參加特定課程的學員。簡報可以是教材、教案，內容以文字為主，增加數據、統計表等，讓學員一目瞭然。作者建議的「少用數字」不能套用在這裡，反倒是講解過程多舉實例、增添小故事，是在這類簡報的技巧。

在上述解釋 3 類聽眾的簡報準備中，每一類多少會觸及到原著作者提出的 9 項步驟，有些則與作者的建議反其道而行，這表示每個簡報其實是個案狀況，沒有哪一類一定要套用某種公式。就個人經驗上，綜合各類的簡報作法，以下 3 項要件才是「通體適用」，負責簡報當事人必須多加研磨的：

慎重選擇想要傳達的重點──確立並掌握「主題」，是做好簡報的第一步驟。例如在爭取國家發明獎的活動計畫時，我們內部進行多次的腦力激盪，找出「破繭而出」為活動的主題。準備簡報時，從一開始的活動主旨、精神承傳、報紙廣宣、海報設計，小至邀請卡設計、工作人員識別卡，都維繫在這個主題上。在簡報進行時，我們把設定的主題持續傳達給評審，每進行下一頁的簡報、說明下一個小項活動，評審們都了解當初規畫的原理原則，最後當然給我們最好的成績。

在選擇傳達重點時，目的在於強化聽眾對講解人員的信心，也可以作為讓受眾者留下深刻印象的方法。我們曾經受邀參與競標政府計畫，這是公家機構常有的狀況。有時候明明知道得標的機會渺茫，可能該場子是某特定競標者的場子，我們只是去陪榜。我並沒有因此而隨便準備競標簡報，而是把每一次的競標當成「顛覆傳統」的實驗品，提出相當大膽的構想給主辦單位，整場的簡報也特別強調全新作法。

有一次是政府某推廣文化事業的標案，雖然簡報檔準備完整，我只挑出其中 2 頁來講，在規定的 10 分鐘之內，向該單位提出「10 問」，把該單位為什麼文化活動做不起來、為什麼媒體不重視、為什麼過去的規畫都錯了……等等問題全都挑明了來講，確實相當顛覆。最後成績出來，3 位該單位內部評審給我們第一名、4 位外部評審給我們最後一名，顯示評審們確實受到嚴重的內心衝突，但對我們並沒有損失，反正早就知道拿不到標案。有趣的是，反而後來該單位方面主動再邀請我們參加標案，希望我們多多提案、協助舉辦活動。

用邏輯的貫連撐起簡報主軸──作者提醒做簡報的人，雖要展現「口若懸河，連頑石都能被你說動」的功力，例如不要害怕畏縮，其實願意上台報告的人，在答應接受時，就已經部分克服了恐懼，加上有充足的準備，臨場沒有害怕的可能，甚至在時間緊湊下，連畏縮的時間都沒有。臨場反應是做好簡報的基本功夫，這一點我個人比較有優勢，因為我是主修戲劇，上台，就是要演出一場好戲。

找出一句 Slogan，是作者建議做好簡報的要項，我的建議是要「頭腦清楚」、「邏輯貫通」。想想看，任何政府的委辦案經費都在上百萬，有些還會有近千萬規模的大案，卻只給 10 至 15 分鐘的時間進行 60 多頁的簡報，若只求快速講完，評審們卻各個聽得一團迷糊，必定被評為「糟糕透頂」的簡報，不可能有機會拿到案子，唯一的方法就是跳著來講。當然，這也得視當場評審的背景及精神狀態（有可能已經聽過 10 家公司的簡報，有可能是剛吃過午飯），挑出必要的簡報內容作為講解主軸，其餘則留待簡報之後的答詢（Q ＆ A）使用。不管是不是所有的簡報內容都在講解時使用到，重要的是自己要把講解的過程條理化、邏輯化，把評審的思緒帶著走，在評審內心還在思索疑問時，就提出「麻煩各位翻到手上資料的第 N 頁……」，答案就呈現在裡面。

同樣的情況，如果是業務人員到客戶公司進行簡報，不僅簡報時間由對方規定，尤其是該公司董事長或總經理親自聆聽時，他們屬下一定特別交代，「總經理時間寶貴，請挑重點講」。這時候，清楚的頭腦、邏輯貫通，將成為能否得到客戶賞識的決定關鍵。有些 MBA 學程，老師會訓練學生進行簡報，規定只能有 1 頁的簡報資料，要把一個個案在 10 分鐘講清楚，也是很具挑戰的。

多多閱讀增加說故事的素材──簡報不是在上課，而是讓構想得到迴響，進而得到落實的機會，因此作者指出的「不只是在傳達事實，更是在鼓勵聽眾採取行動」是重點之一。我的作法是引用小故事、提到媒體之外的內幕，或是行家才懂的竅門技巧，很容易得到聽眾的唱和。為了培養這樣的能力，一則平常要多多閱讀，例如我每天讀 7 份報紙，每個月翻閱時尚或專業雜誌，或是多和人們聊天，老友或新知都多交流，不斷吸收新知。另則，準備簡報之前要做功課，在產業上是指做好產業競爭分析、事前市場調查。在準備彰化縣政府旅遊季規畫時，我們實地到當地的 6 大景點逐一拜訪，做出個別地點的優劣點、地點之間串連等分析，連地方人士的派系也摸清楚了，幸運地聘到專業的文史工作者作為顧問，一起做出來的簡報令縣府驚為天人，實際執行時也一帆風順。

本文的主軸是強調簡報的功課，其實簡報內容之外的應對功夫，在過去多年的成功案例中，幾乎占去 20% 的重要地位，內容的準備只約占 50%。這不是作者說的「練習、練習、再練習」，就可以學會，而是靠著個人天賦，常有好點子、積極創新、臨場反應快、口齒清晰、邏輯貫通，才有機會拿到這 20% 的成功。個人還有一次經驗，連一張簡報都沒有準備，就和客戶公司的總經理見面，在聽完對方公司的需求時，我就靈光一現，結果產生了和諧按摩椅的成功個案。這家外商公司把一張純白的按摩椅擺飾在忠孝東路 SOGO 百貨大門口的玻璃屋內，羨煞所有過往的消費者、勾起買家內心的蠢動，成功打響促銷方案。

你自信有天賦嗎？來動腦吧，讓簡報活起來，讓聽眾醒過來，讓業績訂單都到手。