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NO.763
跟好萊塢學3分鐘簡報
提供資訊、吸引參與,然後確認你可以做到。這就是你說服別人接受你的提案所要達成的事,而且過程不能太長,一開始的3分鐘將是關鍵。
2020-03-25 /  2268  12
輕鬆聽大師
俞國定導讀
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簡報關鍵3分鐘

提供資訊、吸引參與,然後確認你可以做到。這就是你說服別人接受你的提案所要達成的事,而且過程不能太長,一開始的3分鐘將是關鍵。

如果你問一般銷售人員要怎麼做簡報,他們通常會說:
■ 你的簡報必須非常厲害,讓人看到你的才華和創意,這樣才能引起別人的注意。
■ 你需要提供很多、很多資訊。因為產品或服務通常都很複雜,很難在3分鐘內解釋清楚。
■ 你要做很長、很詳細的介紹。只有了解所有細節,人們才會買單。

然而作者卻認為,每次你做簡報或試圖影響別人時,他們幾乎總是在頭3分鐘或更短時間內就有定見,這不是你的錯──人類與生俱來的思考模式就是如此,而且現代人的專注時間比以往更短。

因此,每當你想影響別人的時候,一定要把握頭3分鐘,把你的構想濃縮成幾個最吸引人、最令人難以抗拒的元素,引導你的觀眾得出正確結論。重點在於說你該說的話,而不是所有你想說的話。

做出精采的3分鐘簡報

回想一下你一生中買過的任何東西,你的腦海將會浮現一個「合理化的故事」,來為自己的決定找到正當理由。3分鐘法則就是運用這套邏輯,協助聽眾迅速且簡潔地打造出這種合理化的故事。

製作3分鐘簡報需要兩個步驟:

1簡化和識別最重要的元素──先把你腦中想到關於產品或服務的字眼逐一寫下來,然後按照「WHAC」分為4類。再以最簡單、最直接的方式,描述你提供的產品或服務。完成數十個價值陳述後,看著這些價值陳述,然後對自己說:「我不明白,為何這很重要?」迫使你思考如何解釋這些價值陳述的重要性。「WHAC」是指:
■ WHAT IS IT?——這是什麼?這點能描述你的產品或服務嗎?
■ HOW DOES IT WORK?——如何運作?產品或服務如何可行,以及為何可行。
■ ARE YOU SURE?——你確定嗎?這點能證實你說的嗎?
■ CAN YOU DO IT?——你做得到嗎?這點能證明你有執行能力嗎?

2使用3段法進行簡報──步驟1結束時,你可能已經想出大概40至50個價值陳述。此時的挑戰是,把這些過濾到剩下25個左右的價值陳述,以此作為3分鐘簡報的素材。在這樣的過程中,聽眾將:
■ 透過「這是什麼?」和「如何運作?」快速掌握情況。
■ 當他們理解基本概念和箇中價值,才會去尋求驗證「你確定嗎?」
■ 最後才看「你做得到嗎?」,然後做出決定。

最後來個畫龍點睛

3分鐘簡報不只是把長篇大論濃縮成輕盈的3分鐘,而是要把3分鐘變得夠有感染力、夠吸引人,好讓你的資訊以最有效的方式傳達出去。吸引觀眾專注,進而產生好奇和渴望。所以,完成3分鐘簡報的基本雛型之後,再來就要進行最後加工,讓它更生動:

1加個鉤子──某個會讓你不禁讚嘆「啊,好厲害」的東西或元素。好萊塢的方法是先抓住觀眾的注意力,再用故事引導他們得出你想要的結論。如果觀眾完全理解你的產品或服務,你問他們:「最棒的部分是什麼?」,他們的答案可能就是你的鉤子。

2找出你的優勢所在──看看你的資訊,哪點可以讓人驚呼『這是真的嗎?』仔細檢查你的陳述和你的鉤子,在你腦海中想像最能體現這些陳述的那個時刻,哪個最生動、最簡短、最討人喜歡,而且還有點酷?

3預先利用你的弱點──你推銷的任何構想都不可能百分之百完美,每個新構想或機會肯定都有一些明顯缺點,你必須預期到這點,並且大方點出來,讓觀眾一起幫你解決這個問題。結果真的管用。

4知道如何開場與結尾──做好你的3分鐘簡報之後,就要開始思考如何製造讓人記憶深刻的開場與結尾。一個理想的開場應該告訴觀眾,他們為何應該關心你的構想。用一個故事說明你「存在的理由」,描述你今天為何站在他們面前簡報。那麼又該如何結束一段3分鐘簡報呢?最好的方式就是停止講話,讓觀眾開始提問。

「現在的觀眾只想要資訊。他們要資訊來得快速、清晰而且簡潔。他們必須先對你的構想產生概念,體會到這對他們有何利益,然後才能藉由可能的參與或後續探詢把你的構想化為真實。你有3分鐘的時間,我也是。」──布蘭特.平維迪克