有效率開會的方法──別忘了，開會要花成本的！

簡介

王祿旺
美國辛辛那提大學工業工程與管理博士，曾任龍巖人本服務公司執行長、中華民國圖書出版事業發展基金會董事長，以及南華大學教務長、管理學院院長。

相信對很多在職場上工作的人而言，「開會」經常是頭號時間殺手，因此如何提高會議效率，就變成為重要的議題。就我個人的經驗而言，要讓會議有效率首先要先建立起時間成本的概念。所謂時間成本的概念其實很好計算，比如說一個人月薪3萬元，除以一個月30天，那麼一天的工資基本上就是1,000元，如果會議用去半天時間，每個人開會的時間成本就是500元，一個人500元，若有10個人與會，那這場會議的成本就是5,000元。有了這樣的時間成本概念，大家就會有積極提升會議效率的心態，而提升會議效率的辦法，不外就是會前準備充實、會中有效控制，以及會後追蹤管制。說來確實簡單，但究竟要如何準備、如何控制、如何記錄與追蹤，當然就是重點所在。我相信每個人都有不同的方法，這裡僅分享一些我個人的經驗：

1.確認會議目標，並依目標找到適當參與人

確認會議目標，是要讓會議有效率最根本的方式，因為只有目標明確，才能找到合適會議參與人；找對了人，就不容易浪費大家的時間。機關團體在開會時，很多時候有些人沒有辦法出席，就會委請他人代為出席，代理出席的人又往往不是真正的代理人，這是不對的。這時要請的是真正了解你職務內容的職務代理人，因為他能代表你發言，一般的代理人卻不能，充其量只能做到代為記錄的工作，這樣就沒有辦法達到會議的目的。

2.提供相關資料給與會人員做準備

有了明確的目標，還要先準備一些相關資料供與會人士參考，主要是希望與會人士都有所準備，知道自己要談的主題。像我剛接任所長時，由於要重新修訂課程，我就先到國內外網站蒐集一些國內外大學相關系所的課表。我把這些課表列印下來，在會前先印給每位要參與課程修訂會議的成員，主要就是希望大家能有所準備，討論時才能有焦點。也就是在這個原則下，臨時召開的會議，能少就盡量少，大家都沒準備，只會浪費所有人的時間。

3.會前先溝通，蒐集提案

很多真正的溝通其實在會前就已經開始，會前如果能先蒐集到每個人的提案，大家就可以先準備好解決的方案，開會的時候只須再針對這些提案做些補充和討論，不必重頭開始。事實上，多半的時候會議主持人召開會議都一定是有目的，開會經常只是一種為會議主持人的意見公開背書的形式。有一個故事是，5個人要去吃飯，只有一個人愛吃牛肉麵，最後卻叫了5碗牛肉麵，原因是其他的4個都「隨便」，只有愛吃牛肉麵的人表示自己愛吃牛肉麵，於是大家最後都選了牛肉麵。這就是大多數會議背後的真相，當場不表示意見，日後即便是不滿也沒有機會再表達意見，而這正是多數會議的目的所在。露骨的說法是，這有點近似一種少數人的暴力。

1.有人離題或發言太久，就要立刻制止。

在一場會議中，不免有些人一聊就忘了主題，這時候主持人就一定要技巧性地制止，裁斷對方的發言。如果會前就已經知道，某些人經常會有發言太久的習慣，那就可以從一開始就先提出申明，讓對方有所警覺。

2.減少突發狀況發生

任何會議都應該是有目的的，因此為了達成會議的目的，會議主持人一定要先做功課，這些功課包括對議題、主辦單位以及所有參與人的了解，事前了解愈多，會議中的意外狀況就會愈少。比如：有些人原本就是意見多多型或是反應激烈型，這就必須在事前先做溝通。在很多會議中，更多時候往往是與會人士都不主動發言，為了避免冷場，甚至可以事先安排所謂的「樁腳」，在適當時候發言，或是引導發言方向，以期快速達到會議的目的。

3.以輕鬆的態度，機敏的心情來主持會議

在會議中，會議主持人一定要隨時抱持警覺心，一切作為都是為了要達成會議目標。但如果太過嚴肅，會議就會變得沉悶，也間接壓抑了思考的活躍。因此觀察不同的人，可以用一些不同的方式來面對，比如：比較沉悶的人，就可以多鼓勵他們說話。

會議中一旦有決議，就要明確地將相關事宜交代給特定的人處理，並明確約定完成時間。如果會議結束，主席只宣布把這件事交給誰做，這是不夠的，還必須進一步清楚說明要何時完成，這樣才能達到日後追蹤考核的目的，真正達到開會的目的。會議切忌，會而不議、議而不決、決而不行，這樣的會就不用開了。

以上談的是遇到不能不開的會議時，能讓會議更有效率的方法。但通常真正浪費時間的會議，常常是一些你不必一定要出席的會議，面對這樣的情況，我的作法就是直接拒絕，這是最直接也最不會浪費自己時間的方法。

總之開會就是要符合SMART原則聰明有效。SMART的會議是指：1.會議目標明確〈Specific〉2.績效可予平量〈Measurable〉3.具體可行〈Attainable〉4.與企業目標相符〈Realistic〉5.具時間效力〈Timeliness〉。