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2006-08-31 /  2962  0
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簡介

魏寶生
畢業自交通大學海洋運輸系,公務員保送美國喬治華盛頓大學國際企業管理碩士,以及華府班傑明富蘭克林大學財務管理碩士,2004年間獲得艾森豪獎學金赴美深造。在出任現職之前,魏寶生擔任公務員20餘年,曾任經濟部駐外人員、經濟部次長室機要秘書,轉任財政部後,歷職證管會投信、投顧科科長,負責外資、期貨,以及審查上市上櫃公司財務,再升任保險發展中心總經理、財政部保險司長,並且成為金管會成立的第一位保險局長。

網路上流傳一個「魏寶生的『早點名制度』」小故事,內容談到我擔任保險司長、保險局長期間,每天早上8點半召開單位內的晨會,要求輪值的同仁以20分鐘為限,摘要報告當天報紙的新聞重點、分析資訊。基本上,同仁不能帶著剪報上台,必須在晨會之前充分消化報紙內容,才能順暢地以自己的邏輯,清楚表達想要闡釋的主題。全單位同事約有60位,幾乎2個半月才輪到一次讀報,我們日復一日、不分晴天下雨,就這樣持續進行了3年。

藉讀報快速消化資訊

讀報晨會之所以能夠順利推動,一部分是因為單位內可以藉此了解外界對公務業務的看法,同仁從中掌握到市場訊息,也從討論過程得到許多回饋;另一方面,我會及時補充同仁的漏失、導入更多輿論的觀點。對於後者,我非常有信心,因為在每次大家討論之前,我已經讀過所有的報紙!

清晨6點,是我固定起床的時間,家裡有訂《工商時報》、《經濟日報》與《人間福報》,我會飛快地讀完這幾份報紙;出門散步時到便利商店翻閱《聯合報》與《蘋果日報》;上班途中,再在車上讀《自由時報》與《中國時報》。換句話說,每天8點半抵達辦公室之前,我已經讀過所有的報紙,當同仁上台讀報時,資訊都已經在我的頭腦裡,或許正在反覆推敲、或許正在構思新點子,所以能很快掌握到核心部分,為讀報晨會做出小小貢獻。

讀報晨會的訓練,是藉由對資訊的掌握,導引同仁朝向傑出的公務人員邁進。以國家公務體系的專精程度,這只是其中的一種方法,勢必還有更多不同單位,正在嘗試推動各種可行方法。問題是,每個人都一樣只有24小時,公家機關常出現「開無效的會」,會而不議、議而不決、決而不行等,都是最糟糕的生態,身居其中的公務員如何能夠脫身?又如何能自我掌握時間呢?

善用每天24小時

以我個人為例,在昔日的公務部門與今天的民間企業,基本上都以相同的原則來運用時間,作法包括下列5點:

1.嚴格管理時間,分秒必爭──做到這一點的大前題是,生活必須規律。我個人晚上盡量不應酬,下班回家、把心情放空,是為第二天上班再戰做準備的絕佳方法。即使有應酬,也不超過晚上10點回家,11點到12點之間一定上床睡覺,因為睡眠充足才能集中思緒。此外,諸如前述的早晨讀報習慣,每個時間區段該做什麼事、該讀什麼報,我都有清楚的規範,這是時間管理的基本操課。

2.同時「想」事情和「做」事情──這不是說要邊做事、邊想事情,才能節省時間,而是要告訴自己,在做下一件事之前,把可能發生的情境以及必須回答的問題,先預想一遍,並且試著找到可能的答案,才不會在事情做下去之後手忙腳亂,徒然帶給自己更多浪費時間的因素。舉例來說,當上司經由秘書通報找上自己時,就要開始想,「長官為什麼找我?」、「是不是哪件交代的事沒有回報?」、「是不是有更好的答案可以給長官?」等。等到所有答案在頭腦裡想過一遍,再去回覆上司。過去我擔任部會次長秘書時,有很多機會訓練自己養成這個習慣,至今受惠良多。

3.盡量不打擾大家共同開會──昔日的公務幕僚工作,歷經太多沒有意義的會,每次會議都浪費了眾人的時間。現在我擔任董事長職務,對於開會的態度是,「在不打擾大家的情況下,盡量少開會」。這不表示組織內部的會議都要一概取消,而是要讓每一次會議都發揮應有的效率。例如,現在公司內部每週一都是固定全體會議,每個部門提出個別報告,大家進行業務檢討,我自己也向同事報告近況,公布整個星期要進行的工作以及行程,讓有事想找我談的同事可以事先預約,節省彼此等待的時間。

4.常用電話溝通,代替面對面開會──電話對我來說,是用來持續進行溝通的重要工具,常用電話代替開會,不但可以節省自己的時間,也可以為別人省時間。例如近來為了金融總會理事會的選舉事宜,由於事關多方勢力的協調,我以電話連繫,當場解決爭議、分派工作。電話替代開會的另一項功能是,把太多分散的訊息集中用電話溝通,能夠幫助溝通的兩方快速取得共識。在跨國企業中,國際電話會議非常頻繁,而且時間的安排也經過各國時區的調整,省去大家飛來飛去,只為了開一個小會的時間,與會的人員也不一定會被限制在辦公室內,只要有手機、隨身通訊設備,都可以隨時應邀加入電話會議。國際企業對於這種會議不是隨意而行的,事前的議程、背景資料,以及會後的會議紀錄,都經過完整準備及整理,為各國相關主管節省許多不必要的摸索時間。

5.主控自己的行程──每個人周遭隨時都在發生不同的狀況,自然無時無刻會被周遭的人影響到手邊正在進行的工作。假如失去了主控自己行程的能力,就是時間流逝的開始。在公務部門常有臨時插進來的要事,為了避免自己正在進行的事情被打斷,唯有事前了解分工的可能,在事到臨頭時才能夠快速調配人力,這也是學習領導力的作法。我加入AIG友邦團隊之後,做事及心態調整順利,沒有受到過去公部門舊習的影響,也嘗試以教練帶球隊的心法,訓練友邦經營的速度感,有效掌控時間帶給我很大的優勢。

有效整合才能真正節省時間

身在職場,時間與工作時時在競賽,自己要能善用時間,也要能與同事彼此契合。例如我對友邦團隊的主管強調,即使「教練也有分工」,主管也可以分為類似投手教練、打擊教練與跑壘教練般,指導每個部門在比賽中達成最佳表現,不必人人都想一夕成為總教練。另外,我也要求每位主管都要有「幕僚」的心態,在公部門是為人民服務,在民間企業則是要為客戶服務。

在善用時間上,個人還有一招撇步,就是利用參加一般活動或慶典酒會的機會。由於我的原則是不參加應酬,如果一定要必須出席,我必定會安排相關的人、打聽想見的人,並且通知要關照的人,盡量促成大家一起出席,在酒會上把事情當場講開。尤其是安排平常不易碰到的部會高官或是企業高階人士,在酒會上自我介紹,或是經由與對方熟識的朋友當場介紹,在見面三分情的情況下,很容易留下好印象,讓後續工作更容易進行。

「效率、速度」可以節省時間,但是也難免會有漏失,因此必須不斷檢視(Check),檢視決策、執行過程有無疏漏。另外,應變能力也要夠強,才能在一發現有疏漏的時候立即補救,這要靠專業、經驗,甚至是公司的制度來強化。現階段AIG內控的Check機制,幫助主管在執行決策過程中,發揮檢視、平衡的功用,能夠輔佐主管學習掌握工作的效度。

總之在團隊中,自己要做好,也要能協調整合。面對瞬息萬變的商場,光會提出問題沒什麼了不起,能夠提出解決方案才重要。而且,任何問題不會只有一種解決方法,因此在思考解決方法時,應該分析各種可能的狀況,例如哪些方法可能達不到最好的效果,或者是有什麼副作用,以便於讓整個解決措施更加周延。透過這種深思熟慮的過程找方法,站在不同角度看問題,之後再果斷決定要採行的方法,執行之後加以檢討方法的缺失,才是職場上最妥當的節省時間法。