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簡介

魏寶生
畢業自交通大學海洋運輸系，公務員保送美國喬治華盛頓大學國際企業管理碩士，以及華府班傑明富蘭克林大學財務管理碩士，2004年間獲得艾森豪獎學金赴美深造。在出任現職之前，魏寶生擔任公務員20餘年，曾任經濟部駐外人員、經濟部次長室機要秘書，轉任財政部後，歷職證管會投信、投顧科科長，負責外資、期貨，以及審查上市上櫃公司財務，再升任保險發展中心總經理、財政部保險司長，並且成為金管會成立的第一位保險局長。

網路上流傳一個「魏寶生的『早點名制度』」小故事，內容談到我擔任保險司長、保險局長期間，每天早上8點半召開單位內的晨會，要求輪值的同仁以20分鐘為限，摘要報告當天報紙的新聞重點、分析資訊。基本上，同仁不能帶著剪報上台，必須在晨會之前充分消化報紙內容，才能順暢地以自己的邏輯，清楚表達想要闡釋的主題。全單位同事約有60位，幾乎2個半月才輪到一次讀報，我們日復一日、不分晴天下雨，就這樣持續進行了3年。

讀報晨會之所以能夠順利推動，一部分是因為單位內可以藉此了解外界對公務業務的看法，同仁從中掌握到市場訊息，也從討論過程得到許多回饋；另一方面，我會及時補充同仁的漏失、導入更多輿論的觀點。對於後者，我非常有信心，因為在每次大家討論之前，我已經讀過所有的報紙！

清晨6點，是我固定起床的時間，家裡有訂《工商時報》、《經濟日報》與《人間福報》，我會飛快地讀完這幾份報紙；出門散步時到便利商店翻閱《聯合報》與《蘋果日報》；上班途中，再在車上讀《自由時報》與《中國時報》。換句話說，每天8點半抵達辦公室之前，我已經讀過所有的報紙，當同仁上台讀報時，資訊都已經在我的頭腦裡，或許正在反覆推敲、或許正在構思新點子，所以能很快掌握到核心部分，為讀報晨會做出小小貢獻。

讀報晨會的訓練，是藉由對資訊的掌握，導引同仁朝向傑出的公務人員邁進。以國家公務體系的專精程度，這只是其中的一種方法，勢必還有更多不同單位，正在嘗試推動各種可行方法。問題是，每個人都一樣只有24小時，公家機關常出現「開無效的會」，會而不議、議而不決、決而不行等，都是最糟糕的生態，身居其中的公務員如何能夠脫身？又如何能自我掌握時間呢？

以我個人為例，在昔日的公務部門與今天的民間企業，基本上都以相同的原則來運用時間，作法包括下列5點：

1.嚴格管理時間，分秒必爭──做到這一點的大前題是，生活必須規律。我個人晚上盡量不應酬，下班回家、把心情放空，是為第二天上班再戰做準備的絕佳方法。即使有應酬，也不超過晚上10點回家，11點到12點之間一定上床睡覺，因為睡眠充足才能集中思緒。此外，諸如前述的早晨讀報習慣，每個時間區段該做什麼事、該讀什麼報，我都有清楚的規範，這是時間管理的基本操課。

2.同時「想」事情和「做」事情──這不是說要邊做事、邊想事情，才能節省時間，而是要告訴自己，在做下一件事之前，把可能發生的情境以及必須回答的問題，先預想一遍，並且試著找到可能的答案，才不會在事情做下去之後手忙腳亂，徒然帶給自己更多浪費時間的因素。舉例來說，當上司經由秘書通報找上自己時，就要開始想，「長官為什麼找我？」、「是不是哪件交代的事沒有回報？」、「是不是有更好的答案可以給長官？」等。等到所有答案在頭腦裡想過一遍，再去回覆上司。過去我擔任部會次長秘書時，有很多機會訓練自己養成這個習慣，至今受惠良多。

3.盡量不打擾大家共同開會──昔日的公務幕僚工作，歷經太多沒有意義的會，每次會議都浪費了眾人的時間。現在我擔任董事長職務，對於開會的態度是，「在不打擾大家的情況下，盡量少開會」。這不表示組織內部的會議都要一概取消，而是要讓每一次會議都發揮應有的效率。例如，現在公司內部每週一都是固定全體會議，每個部門提出個別報告，大家進行業務檢討，我自己也向同事報告近況，公布整個星期要進行的工作以及行程，讓有事想找我談的同事可以事先預約，節省彼此等待的時間。

4.常用電話溝通，代替面對面開會──電話對我來說，是用來持續進行溝通的重要工具，常用電話代替開會，不但可以節省自己的時間，也可以為別人省時間。例如近來為了金融總會理事會的選舉事宜，由於事關多方勢力的協調，我以電話連繫，當場解決爭議、分派工作。電話替代開會的另一項功能是，把太多分散的訊息集中用電話溝通，能夠幫助溝通的兩方快速取得共識。在跨國企業中，國際電話會議非常頻繁，而且時間的安排也經過各國時區的調整，省去大家飛來飛去，只為了開一個小會的時間，與會的人員也不一定會被限制在辦公室內，只要有手機、隨身通訊設備，都可以隨時應邀加入電話會議。國際企業對於這種會議不是隨意而行的，事前的議程、背景資料，以及會後的會議紀錄，都經過完整準備及整理，為各國相關主管節省許多不必要的摸索時間。

5.主控自己的行程──每個人周遭隨時都在發生不同的狀況，自然無時無刻會被周遭的人影響到手邊正在進行的工作。假如失去了主控自己行程的能力，就是時間流逝的開始。在公務部門常有臨時插進來的要事，為了避免自己正在進行的事情被打斷，唯有事前了解分工的可能，在事到臨頭時才能夠快速調配人力，這也是學習領導力的作法。我加入AIG友邦團隊之後，做事及心態調整順利，沒有受到過去公部門舊習的影響，也嘗試以教練帶球隊的心法，訓練友邦經營的速度感，有效掌控時間帶給我很大的優勢。

身在職場，時間與工作時時在競賽，自己要能善用時間，也要能與同事彼此契合。例如我對友邦團隊的主管強調，即使「教練也有分工」，主管也可以分為類似投手教練、打擊教練與跑壘教練般，指導每個部門在比賽中達成最佳表現，不必人人都想一夕成為總教練。另外，我也要求每位主管都要有「幕僚」的心態，在公部門是為人民服務，在民間企業則是要為客戶服務。

在善用時間上，個人還有一招撇步，就是利用參加一般活動或慶典酒會的機會。由於我的原則是不參加應酬，如果一定要必須出席，我必定會安排相關的人、打聽想見的人，並且通知要關照的人，盡量促成大家一起出席，在酒會上把事情當場講開。尤其是安排平常不易碰到的部會高官或是企業高階人士，在酒會上自我介紹，或是經由與對方熟識的朋友當場介紹，在見面三分情的情況下，很容易留下好印象，讓後續工作更容易進行。

「效率、速度」可以節省時間，但是也難免會有漏失，因此必須不斷檢視（Check），檢視決策、執行過程有無疏漏。另外，應變能力也要夠強，才能在一發現有疏漏的時候立即補救，這要靠專業、經驗，甚至是公司的制度來強化。現階段AIG內控的Check機制，幫助主管在執行決策過程中，發揮檢視、平衡的功用，能夠輔佐主管學習掌握工作的效度。

總之在團隊中，自己要做好，也要能協調整合。面對瞬息萬變的商場，光會提出問題沒什麼了不起，能夠提出解決方案才重要。而且，任何問題不會只有一種解決方法，因此在思考解決方法時，應該分析各種可能的狀況，例如哪些方法可能達不到最好的效果，或者是有什麼副作用，以便於讓整個解決措施更加周延。透過這種深思熟慮的過程找方法，站在不同角度看問題，之後再果斷決定要採行的方法，執行之後加以檢討方法的缺失，才是職場上最妥當的節省時間法。