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經營管理
NO.710
放手經營
上好發條讓企業自行運轉 7 步驟
經營企業,你的首要之務不是在一天中擠出更多時間做更多事,而是找到提高組織效率的方法,讓企業運作起來就像上了發條一般流暢。
2019-03-06 /  1004  2
輕鬆聽大師
俞國定導讀
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打造發條企業

經營企業,你的首要之務不是在一天中擠出更多時間做更多事,而是找到提高組織效率的方法,讓企業運作起來就像上了發條一般流暢。

一手創業固然值得敬佩,放手經營更是了不起的智慧。許多創業者為了事業,不只犠牲睡眠、犠牲健康,甚至疏忽了家庭和生活品質;到頭來,不僅自己愈做愈多,成了名符其實的工作狂,凡事親力親為,組織效率也自然提振不起來。

作者以大自然中,組織運作效率最高的蜂巢為例,每個蜂巢都有一隻女王蜂負責產卵,其他成千上萬的蜜蜂則各司其職,完成一切工作,好讓女王蜂安心孵育。

同樣的組織運作方法也適用於大多數的小型企業。如果你能找出並釐清公司內的「女王蜂角色」(Queen Bee Role,簡稱QBR) 為何,然後讓組織裡其他成員大力協助提升該角色的績效,公司的產出也會因此大幅提高。

要特別留意的是,QBR絕對不是某個人或機制,而是指一項優先於其他一切的工作或職能。即使你現在正擔任QBR,也不表示這個角色只有你能勝任。為了建立一家能夠自行運轉的企業,你也必須培養其他人擔負起QBR的工作。

打造發條企業7步驟

要建立一家像是上了發條一般,自行運轉的企業,關鍵就是「由適當的人員,以適當的比例及適當的方式,做適當的工作。」達成這項目標需要7個步驟:

1 分析你目前的4D組合──先弄清楚你目前分配在生產執行(Doing)、判斷決策(Deciding)、委派授權(Delegating)以及規畫設計(Designing)的時間。理想的情況是要減少生產執行的時間,增加規畫設計的時間。

2 決定你的女王蜂角色──亦即推動企業成功的核心機能。

3 保護並擔負你的QBR──除了培訓其他人員擔負起QBR,以降低你的工作時數。你也必須組織公司其他人員,致力保護及服務擔負QBR的人員。

4 記錄所有系統──寫下所有你目前經營公司使用的系統,藉此建立整個團隊皆可取得的資源,相關系統應包括吸引潛在顧客的方法、轉換潛在顧客成為銷售的方式、交付產品及服務,以及收款等4大項。

5 發揮團隊最大價值──發條企業往往不是由上而下的階層結構,更常見的是一種網絡狀的結構,你要將員工的強項,放到最需要及重視這些優勢的地方。

6 致力服務最佳顧客──邏輯上來說,最佳顧客就是最重視你的QBR產出的人。你要做的是不斷精進產品或服務,直到他們喜不自勝地購買及推薦給親朋好友。

7 建立企業儀表板──良好的儀表板應可讓你透過簡單的指標,快速看見不一致的地方和問題,及時修正或增強某些項目。有了儀表板也代表你終於能夠完全放手,根據數字來管理企業。

勇敢放假去

向自己與他人證明你真的建立了一家發條企業的最好方式,就是放個長假,而且沒有人聯絡得到你。你可以現在就開始提早1年半做準備,利用這18個月的時間,逐一完成上述7個步驟,讓你的公司及團隊循序漸進地切換到自行運轉的狀態。

如果,你仍然覺得放不下工作,作者也提供建議,不妨從這兩個小小的改變做起:
1. 每周抽出1%時間進行規畫設計。
2. 宣告你的QBR。

事實上,辛苦工作比認真思考來得容易。但要建立自行運轉的發條企業,你最終目標是要讓生產執行的時間降到0%,花更多時間規畫設計,這也有助於你騰出時間,提出下一個出色的產品構想,或解決問題的方法。同樣地,光是了解你的QBR為何,也會改變你日常營運的方式。

「重點不是利用你現有的時間去做更多事,而是讓你的企業在有限時間內達成更多,讓你得以自由地運用時間去成就其他事。本書教你如何在發展夢想事業的同時,重新獲得生活。這絕對可能,事實上,現在已有許多其他企業不斷達成這項目標。我們今日的工作,就是讓你的企業也能達成。」
──麥克.米卡洛維茲