所謂的「電梯簡報」未必僅限於搭電梯時採用，而是指在短短幾分鐘內傳達出簡潔有力的訊息，用一種容易理解的方式包裝構想，讓對方留下深刻印象，願意進一步與你約時間詳談。簡報的目的在於引起對方興趣，協助人們更認識、更了解你的想法，同時引導聽眾根據解說傳達的訊息採取行動。

〈電梯簡報術〉

商業競爭很激烈，大家都在爭取聽眾的時間，希望能夠多吸引他們的注意力。因此如何在短時間內就引起聽眾的興趣，就變成很重要的一項能力。電梯簡報要成功，你必須準備好 2 件事：

準備工作1 清楚知道自己想要達成什麼目標

電梯簡報的目標，並不是要直接達成最後的協議或交易，而是要引起聽眾的興趣，讓自己接下來有機會可提供更多細節。別忘了分析你的簡報目的及聽眾的需求，了解會面資訊，並吸引對方近期安排下一次的詳細面談。

■好的電梯簡報不是扔出一堆資訊──因為你只有不到 3 分鐘的時間可進行簡報。

■電梯簡報不是火力全開的推銷──聽眾需要進一步詳談，才能完整了解銷售內容。

■電梯簡報不是正式會面──進行電梯簡報時，最好採取對話的方式。

你的準備工作之一，就是找出你應該採取哪種說話方式。你有 4 種選擇：

1. 完全即席演出──你在心中先想好大綱，然後即席演出。這種簡報方式可以讓你與對方有良好的互動，但很容易漏掉重點。

2. 經過準備但沒有講稿──你事先準備好幾個重點，但說的時候，要採用對話式的方法。

3. 讀稿式報告──你逐字逐句寫下你要說的事，然後一字不漏地說給對方聽。這種方式會很不自然，缺乏人際互動跟人情味。

4. 背好講稿──你把寫好的稿子背起來。只要你事先好好練習，這種方式將可以帶來良好的成效，因為你可以把注意力放在聽眾身上。

準備工作2 了解電梯簡報的主要架構並應用

有效的電梯簡報必須提供牢不可破的資訊，但也要提出令人信服的論點。如果你只是提供一堆資訊，那麼簡報將毫無成效，因為人們不明白你的目的；但如果你太過積極，對方很容易就會抗拒。

一場兼具「提供資訊」與「說服效果」的電梯簡報，應該具備以下 5 步驟

1. 抓住注意力──開場白必須緊抓聽眾的注意力，讓對方聆聽你說的話。

2. 提出需求──描述他們所遇到的問題，讓他們覺得自己需要改變。

3. 滿足需求──提供解決方案，讓對方了解如何著手進行。

4. 提供願景──幫助他們想像成功之後會有什麼美景。

5. 呼籲行動──讓聽眾採取具體行動，大步往前邁進。

〈這樣說就容易懂〉

我們的想法、產品和服務通常都很不錯，但少了有效的解說方式，我們就推展不出去。將簡報想像成一種方法，透過這個方法，你可以建立觀眾的信心，讓他們相信自己正從「理解不多」往「理解更多」的方向移動。

原則1 簡化

當你對於某個主題或專門領域的知識愈豐富，就愈難跟剛入門的初學者談論該領域或主題。如果你想簡化內容，以便提出解說，就應該遵守下列規則：

■盡可能使用最基本的語言──拋開任何專業術語。

■不要假設聽眾知道什麼──而是讓他們表達以及弄清楚他們正位在資訊連續區的哪個位置。

■一開始總是先拉遠來看──描述你想得到的最大可能觀點。提出遠大的展望。

■聚焦在遠大構想──不要落入細節和你察覺到的例外狀況。

■談到全新話題時，樂意放掉嚴格的正確性換取理解。

■讓你的想法和聽眾熟悉的事物保持連結──使用大量類比。

原則2 利用限制獲得解放

發想解說時，有限制是好事。限制可以避免讓你面對過多選項而無所適從。限制也會幫助你建立信心，相信自己做出正確的選擇。 因此，在你開始發想解說之前，先暫停一下，思考你需要面對的限制。這些限制可能包括：

■時間表──在特定日期之前，你必須完成解說，做好簡報的準備。

■時間長度──你可以使用多長時間解說你的想法。

■地點──你要在哪裡簡報你的想法。

■形式──你要如何提出解說。

■構想的數量──在可用時間內，你能解說多少想法。

■語言──你是否能夠使用目標聽眾了解的術語。

原則3 製作書面計畫

如果你渴望發想與提出有效的解說，就必須要習慣在紙上掌握你的思惟脈絡。雖然每個人有自己的做事方式，但依照以下順序製作書面解說是不錯的方法：

1. 遠大構想──在具體確認你想要達到的目標之前，什麼事都不要做。找出你想要解決的難題、你想要傳達的遠大構想，或者是你想要達成的其他目標。想清楚為什麼你要面對這一切麻煩。

2. 研究──找出你想以更容易理解的方式重新包裝的事實。看看過去人們如何說明這些想法，思考有沒有更好的解說方式。想想你的解說要如何才能更深入。

3. 編寫腳本──首先，你可以列出可供選取的可能項目，和聽起來大有可為的聲明。 先提出概括性內容，再進入更具體的部分，記住第一優先要務是讓聽者了解你在說什麼。持續努力──這個程序通常要用掉好幾遍草稿，才能得到理想版本。一旦備妥基本元素，你就能加以潤飾和微調。 完成這件事的方法沒有任何對錯之分，只要持續努力直到你寫出聽起來還不錯的內容為止。