沒有人有足夠時間去做所有他們能夠想到或想要做的事情。要成就更多事情，你必須擅長「把你的時間最大化」。簡單說就是用有生產力的活動填滿任何意外出現的小空檔。

你可以用來把自己的時間最大化的3項工具是：

1 攻占空檔時段──當你變得比較得心應手時，要開始用較小的時間單位進行思考。高效人士會審視自己如何善用每個5分鐘的空檔，然後從他們的待辦事項中找出事情來攻占每個空檔時段。這樣做讓他們每天都能擠出更多成果。

2 安排優先順序──然後手邊總是保留一些小事情在空檔時段處理。某些可能產生長期營收的任務或許是不錯的選擇，因為它們通常會被忽略。要得到成功，你必須創造短期和長期的營收。

3 消除冗長時間──不斷努力降低完成重要事項所需的時間。透過讓你的會議保持簡短及聚焦、限縮你的分心以及致力於最重要事情等方法，持續改善你的效率。

注意不要把你3個最重要或甚至是那個一定要做的任務，放進這些空檔時段。它們應該預先排定時程，並設定完成它們所需的時間。相反的，將你的時間最大化則是透過利用突如其來的空檔讓自己變得更有效率，即便其他人都會放掉這些小空檔。

把更多事做好的真正關鍵，在於替任務安排出正確的優先順序。這麼一來，你就不只有效率並且有效果。

設定優先順序能將你的待辦事項清單轉變為一項真正的行動計畫。操作方法如下：

■ 將你的任務瀏覽一遍，然後在肯定是「緊急的」事項旁加註「A」。

■ 然後再把清單看一遍，在「必要的」事項旁加註「B」。

■ 接著再看一次清單，在「重要的」事項旁加註「C」。

■ 找出清單中價值有限的事項，然後在旁邊加註「D」。

完成後，你的行動計畫就大功告成了，之後便可以開始著手進行「緊急的」任務，專心處理直到完成為止。即使這些工作會占去你一整天的時間也無妨──因為你正在處理應該立即做好的事，而它們也會對你要完成的事創造最全面性的價值。

在完成「緊急的」任務後，你就可以進行「必要的」事項了。通常這類任務或專案需要花數周、數月甚至好幾年來達成，所以你每天得盡可能挪出一些時間來應付它們。

無論你的目標是什麼，你都需要全心全意每天至少朝著正確的方向邁出一小步。你愈專注，功夫下得愈深，就會愈快實現你的目標。深度工作是提高專注力、動力和創造力的最有效方法。

最能創造並維持深度工作狀態的5項策略：

1 空出一段不受干擾的時間處理工作──大概25到90分鐘，專注在你最重要的計畫上。

2 營造一個不受干擾的環境──這樣你就不會把時間浪費在看手機、瀏覽社群媒體上了。

3 把最龐大、最困難的任務安排在你的巔峰時間進行──不管那是一天當中的什麼時候。每個人都不同，所以要做適合自己的時間安排。

4 固定一個時段專門處理每日通信──你可以在這個時候回覆郵件、回覆即時訊息等等。除了這個指定時段以外，不做這類低價值的事務。

5 減少整體使用科技裝置的時間──從而提高你的個人生產力。科技裝置非常容易吞噬時間，所以要盡可能經常全部關閉。

進入並維持深度工作狀態高度需要大腦屏除一切雜念，這就是為什麼列出工作清單會是一個很好的方法，你可以在上面設定並寫下每天的目標。在結束一天的工作之前，寫下明天需要處理的事情，這樣明天就會有個好的開始。

營造一個有助提高工作效率的外在環境，別讓環境分散你的注意力。即使只是留意你的椅子、桌子和電腦螢幕也會有好處。花點錢購買辦公家具，這可幫你創造優越的工作環境。研究顯示，使用大螢幕每天可為你省下2.5小時，因為所有事情都可在一個地方完成。多多利用小技巧提高生產力。

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