大部分高階主管、專業人士及企業家花了大量時間工作，造成可能需要挑燈夜戰的狀況，而胸懷大志者總是有每天熬夜的傾向。這種傾向來自他們以為更多時間代表可以創造更多價值。這實在是過於簡單的想法。提高生產力的真正關鍵，在於專注自己想達成的成果，而不是完成目標花了多少時間。

NO.593 時間管理的魔力｜李．克雷爾（Lee Cockerell）
原文版：Time Management Magic／Emerge
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今日時間管理的重要性更勝以往。如果你知道如何妥善運用時間，不僅事業會得心應手，生活亦將井井有條。一套好的時間管理系統確實不可或缺。

為了讓生活有條理，你的確需要一套日復一日運行的系統，而且你得花時間規畫生活裡的每一天。要管理好你的時間，除了這種基本的習慣外，別無他法。當你在擬定一套理想的時間管理系統時，有些建議事項必須納入考慮：

1每天挪出一些時間做計畫──幾分鐘或半個小時都可以，坐下來想想應該完成哪些事情。讓它成為每日的例行公事，你會發現自己很快就學會做計畫。但要確定你把所有想到的事都寫下來，如此便不用煩惱要記住它們。

2計畫時要顧及自己所有的責任──它很可能會涵蓋一大堆不同層面：

．工作責任

．家庭責任

．家庭承諾

．信仰場所的責任

．群體需求

．財務義務、規畫和時間表

．規律的運動

．社會責任

．對他人的允諾

．與親友保持連繫

．個人發展和學習需求

3規畫時間時要意識到，你該做的事愈多，就得花愈多的時間來規畫──但長遠來看，努力總是值得的。如果你不規畫，你將花更多時間空轉而不是向前邁進。清楚地規畫和思考能替你在日後省下大量時間。

4總是以優先順序為考量──它通常分成4個不同的層級：

．在你的每日行事曆和待辦事項中，將緊急任務標示為「A」。

．將必要任務標示為「B」。

．重要任務則標示為「C」。

．不用擔心要去處理不重要的事。光是處理A、B、C就會讓你忙到沒時間處理它們。

5把規畫當作一種防範火災的工作──本著寧可事前防範，也不要事後疲於奔命的心態。這也是你現在會規畫時間做運動，而不想在日後與重大惡疾搏鬥的緣故。同樣的道理，你每天花點時間把該做的事規畫好，就可以在其他時間加強自己的生產力。

6思考數個月或數年才會有回報的專案──挪出一些時間處理那些可以獲得重大回報的案子。

NO.467 超生產力開發術｜羅伯特．博森（Robert Pozen）
原文版：Extreme Productivity／Harpercollins
中文版：時間，愈用愈有價值／天下文化
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研究顯示中階經理人通常會把 35% 的工作時間花費在會議上，而高階經理人則有 60% 時間被會議占據。挑戰在於當會議進行不當時，就可能浪費龐大的時間。當會議進行得很有效率時，就能像討論及解決問題的論壇一般具有高度生產力。

從生產力的觀點來看，以下是進行會議的明智方式：

事前

■審慎思考是否真的需要召集會議。看看透過電子郵件或電話會議是否可以同樣有效分享資訊。

■禮貌婉拒任何對自己的優先事項沒有任何幫助的會議邀約。如果是你的老闆召集的會議，就委婉表達你的工作負荷和優先順序。

■如果會議是由你自己召開，至少在一天之前提供議程和背景資料，供人們閱讀並做好討論的準備。

事中

■會議盡可能愈短愈好──最多 90 分鐘。

■依據一套妥善架構的目標，備妥清楚的書面議程。

■用不超過 10 到 15 分鐘的開場白說明背景資料，以及在這場會議中應該解決的關鍵議題。不要用冗長的投影片讓你的聽眾感到乏味。

■鼓勵活力十足且熱烈的辯論。確保會議室裡職位最高的人士公開表示為了得出最佳構想，願意接受任何挑戰。表態歡迎新的解決方案。要做到這一點，有個好方法就是讓老闆說出：「我知道有好幾個方法可以解決這個問題，這個方案是我目前認為應該採取的辦法，但只要有更好的選項出現，我完全可以接受改弦易轍。請自由表達你的反對意見，或提供任何你想到的方案。」

■把術語降到絕對最低的程度，堅持使用淺白用語。建立一份經常使用的簡稱清單，並提供給新成員，或許是一種不錯的方式，省去他們自己捉摸這些簡稱代表什麼意思。你也可以把這份清單提供給那些羞於承認自己不太了解狀況的人。

■要求與會者共同決定由誰負責跟催各項任務及完成期限，簡潔俐落結束會議。如果讓人們自己決定完成期限，他們會更有動力達成目標。他們甚至還可能出乎你的意料之外，設定比你想到的還更激進的完成期限。

事後

■把跟催清單通報每位與會者，清單上應該詳列所有行動項目，以及每一項產出的時程表。確定清單正確反映會議的共識，而不是一場「空談」。