簡介
趙喬
輔大心理系畢業的趙喬其實從事過1年的輔導工作，常笑說大學同學多是學校的輔導老師，只有她當了八竿子打不著的公關顧問。講起話來清晰又有親和力，讓很多朋友老是建議她該去當廣播主持人，她也自認不慍不火的表達能力、靠經驗鍛鍊出來的情緒管理和觀察力，是從事公關工作時很好用的兩把刷子。公關經驗已有15年，6年前創立石磐公關擔任總經理。
成功提案的方法──準備愈多，機會愈大 |
石磐公關總經理 趙喬
多數人都會同意，實力絕對是提案成功與否的關鍵，企畫案要做得漂亮深入，現場解說要流暢專業，更別忘了臨場應變、察顏觀色……。但再多的準備，有時還是會敗給出乎意料的奇招。
一次，為了爭取一家生技公司的公關宣傳案，我們努力蒐集各種資料、請教專家，詳細比較市場上類似產品的優劣，研擬最具媒體吸引力的活動對策，扎扎實實做成說帖。
提案那天，我們信心十足，相信必定馬到成功。到了客戶公司，一部豪華轎車同時抵達，車門一開，是西裝筆挺的某電視台主管，也曾是知名主播。之前我雖曉得這家電視台也要提案，但並未放在心上，因為深信客戶在意的是實力。會議開始，派頭十足的前主播輕鬆搶到優先發言，一開口就拍胸脯承諾，可以提供相當於300萬元的廣告時段。我看到客戶眼中放出光芒，馬上知道我們殫精竭慮的心血，將在5分鐘內應聲倒地。
經過那次教訓，我更明白提案前蒐集資料必須細密，如果能偵測到電視台會祭出嚇人的廣告交換策略，也掌握到客戶端的決策人會深信電視廣告的力量宇宙無敵大，就不必白費力氣去當免費配角。
機會埋在前置作業中 |
許多教「提案」的人，都會花很大篇幅教別人怎麼寫企畫書、做投影片和口頭陳述。我的經驗是，提案前的溝通與資料蒐集，更大大影響案子是否能往「成」的方向走。比方說，很多公司對記者會或產品發表等活動並不是熟練，在缺乏相關資訊時，承辦人常會上網尋找公關公司資料，先打電話初步詢問。這時候就必須要意識到，對方不論什麼職位，都很可能就是那關鍵的「窗口」。這人也許很生疏，劈頭就問你「我們公司要辦新品發表，想找某明星代言，這樣辦一場記者會要多少錢？」或是問得鉅細靡遺，卻又不一次講完，一個上午可以打十幾通電話，你一一回答了，但他就是不想立刻告訴你，什麼時候可以向他的主管正式提案。
有些經驗不夠的人，不願平白奉送資訊，馬上沈不住氣要對方趕快告訴他提案的時間，生意臉孔一端，卻可能因此斷了路。此時，你必須非常耐煩，他問得愈頻繁，表示他有時間壓力，正不斷在請示主管，你回答得愈快、愈細、愈有誠意，爭取提案的機會就往上加；而且透過他一籮筐的問題，你會像拼圖般，逐漸拼出他背後主管在意的是什麼事，希望你做出什麼樣的效果。所以他愈是來煩你時，你愈應該高興。
當你順利解決了承辦人的焦慮，就往前踏了一步。等提案機會到手時，你已與承辦人取得初步默契，從他那，你可以打探到更多客戶端的參考資料。例如他們要辦尾牙，老闆是喜歡在地台式風、懷舊上海風、還是熱鬧拉丁風，公司風格是文靜規矩還是打成一片，都攸關你的提案能不能擄獲決策者的心。這個原則，適用任何類型提案，不論是企業內部提案，或是公司委外的提案。你必須知道自己是在跟誰、跟什麼樣的環境在對話，設計的方向才不會失了準頭。
提案內容要細緻而體貼 |
大概沒有人不喜歡看到漂亮有料的企畫書，圖表清晰、邏輯清楚，章節詳細還附加統計數字。如果你是要向公家或外商單位提案，周到的企畫案外加脈絡順暢的簡報投影片是基本功。企畫書和投影片的功能不盡相同，前者要詳盡周全，後者要能靠精準的提綱挈領來掌握現場注意力。每次為提案寫企畫書時，我和夥伴都會模擬攻防，研判在報告完畢之後，客戶會針對哪個部分提問，哪些環結可能是他們馬上就要挑剔的；如果他們不喜歡甲案，我還有沒有乙案、丙案放在口袋裡……。這過程就好像演員邊讀劇本邊走位排練，寫的時候想得愈細，現場會發生什麼狀況，愈能成竹在胸，客戶就會知道我是有備而來，而且經驗夠多，他們會考慮的事情，我都已經體貼地替他先想到了。另外，新聞寫作講究的「5W+1H」，在提案時大大好用，特別是做投影簡報時，人、事、時、地，透過什麼方式操作出什麼效果，就能清楚架構出你的計畫，像說故事般讓客戶可以想像那個畫面，也可以提幾個以前做過的類似案例來輔助說服。這是很多公關或行銷公司愈來愈重視的部分，有些同業去提案時，怕光是紙上作業難以說服，甚至動用人力，把記者會或公關活動的流程「演」出來，讓想像變具體，有時也頗具說服力。
隨機應變，靠誠懇加分 |
有人說提案的簡報投影片最好每頁不超過6行，解說時1頁不超過1分鐘，無非是要掌握客戶的耐心範圍，寧可重點解說，留下時間讓客戶發問。
提案現場狀況真的無奇不有，提案時要非常注意對方的反應，如果他們在很短的時間內就看錶、發簡訊、接手機，就表示這活動可能不想辦了，或老闆已有另外的口袋名單。基於誠意，你還是要很禮貌地照表操課，為自己留個後路。若是對方的重要主管在你提案時非常認真地做筆記，你暗自高興外更要全神貫注，他立刻會提出各種疑問，可能是在小地方挑錯，或質疑你的大架構。
我也遇過極盡挑剔之能事、頤指氣使型的主管，聽完提案，把人員素質、企畫案的專業性和工作能力從頭到尾狠狠批一遍。會場上，他是客戶你是提案人，你若動了氣，機會馬上戛然而止，我沈住氣聽他說完，也謝謝他的指教，隔兩天，他打電話來通知我接案，原來，他是在測試我的「挫折容忍度」。有積極的心，但要不卑不亢、保持心平氣和，對提案人來說也是很重要的一把刷子。
（翟敬宜採訪整理）
